Setiap hari dimulai jam 10 malam, BPS RI mengirimkan raw data ke Pusdatin Kementerian Pertanian.
Data tersebut dilakukan backup searah oleh Ditjen Hortikultura agar aman tersimpan pada database server tersendiri agar data yang ditampilkan pada sistem tidak terpengaruh oleh aktivitas pengiriman.
Ditjen Hortikultura melakukan proses rekapitulasi dan transpose data.
Hasil rekapitulasi ditampilkan dalam aplikasi ini.

Data tidak seketika sinkron setiap saat.
Data yang ada pada sipedas merupakan hasil pengiriman terakhir dari tanggal yang disepakati pada nomor 1.

Data yang dikirim ke BPS-kabupaten akan melalui proses entri ke dalam aplikasi SIMSPH Online. Data hasil entri oleh petugas BPS kabupaten terkirim ke server SIMSPH online di BPSRI.
Data menunggu proses pengiriman ke Kementerian Pertanian.

Data yang dientri di SIMSPH Online tidak langsung seketika muncul di Sipedas karena belum terkirim ke Kementerian Pertanian.
Data biasanya muncul pada hari berikutnya setelah dientri.

Sesuai kewenangan merilis data adalah BPS, maka jika rapat melibatkan BPS maka sebaiknya menggunakan data yang bersumber dari BPS / aplikasi berjalan SPH Oonline.
Karena ada perbedaan waktu pada saat data diakses dan jeda pengiriman sampai data diterima di Kementerian Pertanian.

Data non rekap adalah data terlapor yang tidak dapat masuk ke dalam rekapitulasi karena terjadi kesalahan validasi dalam isian formulir / error.
Data Error adalah ketika isian data tidak lengkap sesuai dengan aturan validasi contoh jika ada panen maka harus ada produksi, jika ada produksi maka harus ada harga dan data produksi yang diluar range.
Jika error diperbaiki maka data produksi terlapor akan masuk dalam rekapitulasi. Dengan kata lain, data non rekap adalah data yang terlapor tapi isiannya masih salah.

Data error diperbaiki dengan melampirkan formulir sph kecamatan sebelum dan angka perbaikan dan mengirimkan ke BPS kabupaten. Data revisi disertai dengan surat pengantar dari dinas pertanian.

Data dilaporkan dengan merevisi data tanam pada laporan sebelumnya karena urutannya: tanam -> panen -> produksi.
Karena ada konsep luas tanaman lalu dan luas tanaman akhir antara laporan harus sama maka dapat direvisi mundur hingga bulan tanam.
Revisi dapat dilakukan hingga awal tahun yaitu bulan januari ataupun triwulan 1

Data bulan Januari TIDAK ADA validasi terkait dengan tahun sebelumnya. Jika ada revisi angka dan kolom "luas tanaman akhir bulan lalu" tidak sama dengan "Luas tanaman akhir" bulan Desember maka TIDAK AKAN TERJADI ERROR khusus Januari, dan triwulan 1. Hal ini untuk mengakomodasi revisi data mulai Januari atau Triwulan 1. Validasi antar bulan dan triwulan tidak berlaku pada Januari dengan sebelumnya. Begitu juga halnya Triwulan 1 dengan tidak harus sama dengan triwulan 4.

Metodologi pengisian formulir SPH adalah pendataan lengkap tanam - panen - produksi - harga.
Belum ada kesepakatan bahwa produksi merupakan luas panen x produktivitas seperti pada KSA.
Sehingga kolom produksi harus diisi sesuai dengan kondisi di lapangan.
Range produktivitas digunakan sebagai validasi terhadap data yang dientri. Jika ada entrian yang diluar range maka akan menjadi data pencilan / outlayer yang harus ditandai sebagai error, dan datanya tidak direkap.

Jika terjadi demikian, daerah dapat mengusulkan membuka range produktivitas ke Direktorat Jenderal Hortikultura, usulan akan dievaluasi dan diteruskan ke BPS-RI untuk membuka Range.
Biasanya berawal dari berita acara uji petik produksi di suatu daerah sebagai dasar mengajukan usulan.